Workflow voor facturen

Verloopt de verwerking van uw inkoopfacturen al volledig elektronisch? Of worden facturen die per e-mail binnenkomen toch nog uitgeprint en circuleren deze op papier door uw bedrijf om goedgekeurd te worden? Wanneer dit laatste het geval is, is de kans groot dat er facturen blijven liggen of zelfs kwijtraken. Iets wat de relatie met uw crediteuren niet ten goede komt. Door gebruik te gaan maken van KRAAN Workflow is dit voortaan voorgoed verleden tijd.

Wat doet de workflow software?

Zodra een factuur binnenkomt wordt deze ingeboekt in de financiële administratie. Maar voordat deze betaald mag worden, moeten een aantal medewerkers de factuur vaak nog beoordelen. Het proces wat deze factuur doormaakt, noemen wij een workflow. Binnen KRAAN Workflow krijgt elke medewerker een rol toebedeeld -zoals bijvoorbeeld werkvoorbereider- en wordt deze gekoppeld aan de projecten waar hij of zij bij betrokken is.

Elk project kent vervolgens zijn eigen workflow. Na het inboeken gaat de factuur de workflow in die daarop van toepassing is. De betrokken medewerkers keuren de factuur goed of keuren hem af. Ook kunnen er aantekeningen worden gemaakt bij een bepaalde factuur, deze aantekeningen zijn voor alle collega’s zichtbaar. De administratie houdt gemakkelijk het overzicht en kan te allen tijde inzien waar een factuur ter goedkeuring ligt! En stel dat een medewerker ziek is, dan kan de administratie de factuur doorverwijzen naar een andere medewerker, zodat het proces gewoon door kan gaan.

Beoordelen vóór boeken

Ook kunt u de facturen vóór het boeken al laten beoordelen. Spookfacturen, onterechte facturen of verkeerde facturen kunnen daarmee al worden afgewezen voordat ze financieel geboekt worden. Zo houdt u uw administratie zuiver.

Gebruiksvriendelijke notificaties

Door middel van een pop-up melding wordt u op een nieuw te beoordelen factuur gewezen. In een gebruiksvriendelijk scherm keurt u deze vervolgens goed of af. En wie vanaf de bouwplaats of vanaf de bank de facturen wil beoordelen, die doet dat gemakkelijk via de handige Workflow App.

Voorbeeld Projecten- en documentenbeheer software | Kraan Bouwcomputing

Opbouw mappenstructuur

Voordelen

Alle documenten inzichtelijk bij uw project
E-mails eenvoudig in uw dossier
Sleepfunctie vanuit de Windows Verkenner
Eigen mappenindeling in te stellen
Documenten altijd snel teruggevonden

Koppeling WhiteVision

Steeds meer facturen van leveranciers van bouwmaterialen en onderaannemers kunnen elektronisch ontvangen worden in .XML als Ketenstandaard Bouw en Installatie factuur. Het voordeel daarvan is dat het boekingsscherm automatisch gegenereerd wordt en dat u alleen nog maar de boeking hoeft te controleren en waar nodig te verrijken. Overige facturen die bijvoorbeeld per post of als PDF bestand binnenkomen, kunt u bovendien in een handomdraai scannen of omzetten met de OCR software van WhiteVision die deze facturen voor u omzet naar een XML bestand.